ERP-Schnittstellen, die im Alltag halten
ERP · Shop · Warenwirtschaft
Schluss mit der doppelten Datenpflege
In vielen mittelständischen Unternehmen liegen dieselben Daten an drei Stellen: im ERP, im Shop und in einer Excel-Datei, die jemand pflegt, seit er im Unternehmen ist. Solange alles ruhig läuft, funktioniert das. Sobald Preise sich ändern, ein Artikel ausläuft oder ein Kunde eine Sonderkondition bekommt, entsteht Arbeit, die niemand eingeplant hat.
Eine Schnittstelle löst nicht jedes Problem. Aber sie beendet die doppelte Pflege — und das ist meist der Punkt, an dem spürbar Zeit frei wird.
Typische Aufgabenstellungen
Drei Situationen, die uns regelmäßig begegnen. Keine Reihenfolge — jeder Fall steht für sich.
Artikelstamm synchron halten
Ausgangslage
Artikel und Preise werden im ERP gepflegt und anschließend von Hand in den Shop übertragen. Bei größeren Sortimenten dauert eine Preisrunde mehrere Tage, und Abweichungen fallen erst auf, wenn ein Kunde reklamiert.
Lösungsweg
Ein Abgleichdienst überträgt Artikeldaten, Preise und Bestände in festgelegten Intervallen. Konflikte werden protokolliert statt stillschweigend überschrieben. Welches System führend ist, wird pro Feld festgelegt.
Worauf es ankommt
Die Frage, welches System die Wahrheit besitzt, muss vor der ersten Zeile Code beantwortet sein. Wird sie übersprungen, entstehen Datenkonflikte, die später teuer zu bereinigen sind.
Bestellungen automatisch übernehmen
Ausgangslage
Shop-Bestellungen werden ausgedruckt oder abgetippt. Bei wenigen Bestellungen am Tag geht das; ab einer gewissen Menge wird es zur Fehlerquelle.
Lösungsweg
Bestellungen werden direkt als Auftrag im ERP angelegt, inklusive Kundenzuordnung, Versandart und Zahlart. Für Fälle, die nicht automatisch zugeordnet werden können, gibt es eine Prüfliste statt eines stillen Fehlers.
Worauf es ankommt
Der Umgang mit Sonderfällen entscheidet, ob die Automatisierung Vertrauen gewinnt. Eine Schnittstelle, die zehn Prozent der Fälle falsch verbucht, wird nach zwei Wochen abgeschaltet.
Kundenindividuelle Preise abbilden
Ausgangslage
Im B2B gelten für jeden Kunden eigene Staffeln, Rabatte und Sortimentsfreigaben. Im ERP sind sie hinterlegt, im Shop nicht.
Lösungsweg
Der Shop fragt Preise und Freigaben zum Zeitpunkt des Aufrufs beim ERP ab oder erhält sie vorberechnet — je nachdem, wie belastbar das ERP unter Last ist.
Worauf es ankommt
Antwortzeiten. Eine korrekte Preisauskunft, die vier Sekunden braucht, kostet mehr Umsatz als sie schützt.
So läuft ein Schnittstellenprojekt ab
- Erstgespräch, kostenfrei — welche Systeme sind im Einsatz, wo entsteht der Aufwand
- Technische Prüfung — Schnittstellen des ERP, Datenmodell, Mengengerüst
- Festlegung — was wird synchronisiert, in welche Richtung, wie oft
- Umsetzung mit Testumgebung — Entwicklung gegen echte Daten, ohne Risiko für den laufenden Betrieb
- Livegang mit Parallelbetrieb — danach Übergabe und Betreuung
Systeme, die wir nachweislich angebunden haben
In Projekten angebunden haben wir Majesty (klassisch), Majesty.NET, SAP und SelectLine. Bei diesen Systemen kennen wir die Eigenheiten aus dem Betrieb, nicht aus der Dokumentation — das verkürzt die technische Prüfung erheblich.
Welche Systeme wir anbinden
Grundsätzlich binden wir jedes System an, das eine Schnittstelle, eine API oder einen geregelten Datenexport bereitstellt. Dazu gehören unter anderem Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage 100, proALPHA, abas ERP, weclapp, JTL-Wawi, Xentral und Odoo.
Ob Ihr System dazugehört, klären wir im Erstgespräch meist innerhalb einer Stunde. Bringen Sie dazu einfach mit, welche Schnittstellen Ihr Anbieter bereitstellt — oder wir fragen gemeinsam nach.