Firmenwissen auffindbar machen
Dokumente · Regelungen · Erfahrungswissen
Der teuerste Wissensverlust ist der leise
Der teuerste Wissensverlust in einem Unternehmen ist der leise: Jemand geht in Rente, und mit ihm verschwindet, warum bestimmte Dinge so gemacht werden. Der zweitteuerste ist die Unterbrechung — erfahrene Mitarbeiter, die den halben Tag Fragen beantworten, die auch irgendwo aufgeschrieben stehen.
Typische Aufgabenstellungen
Situationen, die uns regelmäßig begegnen. Keine Reihenfolge — jeder Fall steht für sich.
Vorhandene Dokumente durchsuchbar machen
Ausgangslage
Dienstanweisungen, Handbücher und Verfahrensbeschreibungen existieren, aber niemand findet die richtige Stelle schnell genug.
Lösungsweg
Die Dokumente werden erschlossen und beantworten Fragen in natürlicher Sprache — immer mit Verweis auf die Quelle.
Worauf es ankommt
Die Quellenangabe. Eine Antwort ohne Beleg wird in einem Betrieb mit Verantwortung nicht akzeptiert, und das zu Recht.
Einarbeitung verkürzen
Ausgangslage
Neue Mitarbeiter brauchen Monate, bis sie sicher auskunftsfähig sind, und binden dabei erfahrene Kollegen.
Lösungsweg
Ein System, das die typischen Fragen der ersten Wochen beantwortet, ohne dass jemand unterbrochen wird.
Worauf es ankommt
Es ersetzt keine Einarbeitung. Es nimmt ihr die Wiederholungen ab.
Wissen sichern, bevor es geht
Ausgangslage
Erfahrungswissen steckt in Köpfen und in Mailverläufen.
Lösungsweg
Strukturierte Erfassung, angebunden an die vorhandene Dokumentenbasis.
Worauf es ankommt
Zuständigkeit. Ohne benannte Pflege veraltet das System schneller, als es Nutzen stiftet.
Wo Ihre Daten liegen
Firmenwissen ist sensibel — deshalb beantworten wir diese Frage von uns aus, bevor sie gestellt wird. Je nach Schutzbedarf sind drei Betriebsmodelle möglich:
- Im eigenen Haus — das Modell läuft auf Ihrer Hardware, es verlässt kein Dokument das Unternehmen. Höchster Schutz, höchster Aufwand.
- In einem europäischen Rechenzentrum — Verarbeitung nach DSGVO mit Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne eigene Hardware.
- Bei einem großen Anbieter — leistungsfähigste Modelle, dafür Datenabfluss ins Ausland. Für unkritische Inhalte vertretbar, für Konstruktionsunterlagen selten.
Welches Modell passt, hängt weniger von der Technik ab als davon, was in Ihren Dokumenten steht. Das klären wir vor der ersten Zeile Code.