Dokumente automatisch auslesen statt abtippen
Rechnungen · Lieferscheine · Prüfprotokolle
Was ein Programm lesen könnte, tippt heute ein Mensch ab
Der größte Teil der Dokumentenlast im Mittelstand besteht nicht aus schwierigen Entscheidungen, sondern aus Übertragung: Was auf einem Papier steht, muss in ein System. Dafür sitzen Menschen an Bildschirmen und tippen ab, was ein Programm lesen könnte.
Was heute technisch geht, hat sich in den letzten zwei Jahren deutlich verschoben. Auch schlecht gescannte, uneinheitliche und handschriftlich ergänzte Dokumente sind verarbeitbar — was vorher an starren Vorlagen scheiterte.
Typische Aufgabenstellungen
Situationen, die uns regelmäßig begegnen. Keine Reihenfolge — jeder Fall steht für sich.
Eingangsrechnungen erfassen und vorkontieren
Ausgangslage
Rechnungen kommen per Mail, per Post und als PDF im Kundenportal. Jemand liest Betrag, Steuersatz, Lieferant und Bestellbezug heraus und trägt sie ein.
Lösungsweg
Die Dokumente werden automatisch ausgelesen, Positionen den Bestellungen zugeordnet und ein Buchungsvorschlag erzeugt. Die Freigabe bleibt beim Menschen.
Worauf es ankommt
Der Vorschlag muss nachvollziehbar sein. Wer nicht sieht, woher ein Wert stammt, prüft im Zweifel alles doppelt — und dann war nichts gewonnen.
Lieferscheine und Wareneingang abgleichen
Ausgangslage
Lieferscheine werden abgeheftet und erst bei Reklamationen wieder herausgesucht. Abweichungen zwischen Bestellung und Lieferung fallen spät auf.
Lösungsweg
Lieferscheine werden beim Wareneingang erfasst, Positionen gegen die Bestellung geprüft, Abweichungen sofort gemeldet.
Worauf es ankommt
Erfassung dort, wo die Ware ankommt — nicht zwei Tage später im Büro. Sonst wird der Prozess umgangen.
Prüfprotokolle durchsuchbar machen
Ausgangslage
In regulierten Bereichen entstehen große Mengen an Protokollen, Zeugnissen und Nachweisen. Bei Audits oder Reklamationen muss ein bestimmtes Dokument in kurzer Zeit auffindbar sein.
Lösungsweg
Dokumente werden beim Eingang ausgelesen, mit Chargen-, Auftrags- und Artikelbezug verschlagwortet und durchsuchbar abgelegt.
Worauf es ankommt
Rückverfolgbarkeit. In regulierten Umgebungen muss belegbar sein, warum ein Dokument wie zugeordnet wurde — und der Prozess muss zur bestehenden QM-Dokumentation passen.
So fangen wir an
- Erstgespräch, kostenfrei — welche Dokumente, welche Mengen, wo entsteht der Aufwand
- Belegmuster ansehen — echte Dokumente sagen mehr als jede Beschreibung
- Machbarkeit prüfen — was ist zuverlässig auslesbar, was braucht eine Prüfstufe
- Pilot mit einem Belegtyp — messbar, bevor breit ausgerollt wird
- Anbindung an Ihr System und laufende Betreuung