Websites und Mandantenportale für Kanzleien
BRAO · Vertraulichkeit · Mandantenportale
Vertraulichkeit ist eine Architekturfrage, keine Einstellung
Was eine Kanzlei über sich sagen darf, regelt das Berufsrecht. Was eine Kanzlei technisch verantworten kann, regelt die Verschwiegenheitspflicht. Beides sind keine Randbedingungen, die man am Ende prüft — sie bestimmen von Anfang an, wie eine Lösung aussieht.
Drei Themen mit Substanz
Situationen, die uns regelmäßig begegnen. Keine Reihenfolge — jeder Fall steht für sich.
Mandantenportale statt E-Mail-Anhang
Ausgangslage
Dokumente gehen als Anhang per Mail hin und her. Das ist bequem, aber für mandatsbezogene Unterlagen die schwächste verfügbare Lösung.
Lösungsweg
Ein Portal mit mandatsbezogenen Zugängen, Ablage und nachvollziehbarem Zugriffsprotokoll. Der Mandant sieht seine Unterlagen, sonst niemand.
Worauf es ankommt
Es muss bequemer sein als die Mail, sonst wird es nicht benutzt. Sicherheit, die Umwege erzwingt, erzeugt Schatten-IT.
Vertraulichkeit als Architekturfrage
Ausgangslage
Hosting, Backups, Wartungszugänge und Dienstleister — an jeder dieser Stellen entscheidet sich, wer theoretisch Zugriff hätte.
Lösungsweg
Standort und Verantwortlichkeiten werden vorab festgelegt und dokumentiert. Verschlüsselung im Transport und in der Ablage, Zugriffsrechte nach Bedarf statt nach Bequemlichkeit.
Worauf es ankommt
Die Frage ist nicht, ob jemand zugreifen will, sondern wer es könnte. Diese Liste sollte kurz und benennbar sein.
KI in der Kanzlei
Ausgangslage
Recherche und Strukturierung kosten Zeit, die nicht abrechenbar ist. Gleichzeitig verbietet die Verschwiegenheitspflicht den unbedachten Einsatz externer Dienste.
Lösungsweg
Einsatz dort, wo keine Mandatsdaten das Haus verlassen — bei allgemeiner Recherche, beim Strukturieren eigener Textbestände, bei internen Wissensbeständen im eigenen Betrieb.
Worauf es ankommt
Die Grenze verläuft nicht zwischen erlaubten und verbotenen Werkzeugen, sondern zwischen Daten, die das Haus verlassen dürfen, und solchen, die es nicht dürfen.
Fachbeiträge als Mandantengewinnung
Bei Kanzleien ist der Fachbeitrag der wirksamste Kanal — nicht, weil er viele Leser hat, sondern weil er die richtigen hat. Wer zu einer konkreten Frage recherchiert, ist näher am Mandat als jeder Besucher einer Leistungsseite.
Das setzt eine Struktur voraus, die Beiträge auffindbar macht und über Jahre trägt. Wir bauen sie so, dass die Kanzlei ohne uns publizieren kann.
Kunden, für die wir arbeiten durften
Kanzlei Heni (Tuttlingen) · Steuerbüro Rössler
Nicht jede dieser Zusammenarbeiten läuft heute noch.
Berufsrechtliche Grenzen
Die BRAO setzt der Werbung Grenzen — bei Erfolgsangaben, Vergleichen und Selbstbeschreibungen. Wir kennen die typischen Fallstricke und weisen darauf hin. Die berufsrechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihnen.