Kanzleien · Anwendungsfall
Mandantenportal: Unterlagen austauschen, ohne sie per Mail zu verschicken
Verträge, Bescheide und Belege gehen als Anhang hin und her. Das ist bequem und für mandatsbezogene Unterlagen die schwächste verfügbare Lösung. Ein Portal ist nur dann besser, wenn es bequemer ist als die Mail.
Ausgangslage
Der Posteingang ist die Akte, und niemand weiß, wer was gesehen hat
In Anwalts- und Steuerkanzleien laufen Mandantenunterlagen über E-Mail: Belege kommen als Foto, Entwürfe gehen als Word-Datei, der Bescheid als PDF. Dasselbe Dokument liegt in drei Postfächern, auf einem Handy und in der Akte. Wer es wann gesehen hat, ist nicht belegbar. Und jede Mail, die beim falschen Empfänger landet, ist ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht.
Gleichzeitig scheitern viele Portale am Alltag: Mandanten vergessen Passwörter, finden den Upload nicht und schicken dann doch eine Mail. Sicherheit, die Umwege erzwingt, erzeugt Schatten-IT.
Wir arbeiten für Anwalts- und Steuerkanzleien in der Region und behandeln Vertraulichkeit als Architekturfrage, nicht als Einstellung.
Lösungsweg
Mandatsbezogene Zugänge, nachvollziehbarer Zugriff, bequemer als die Mail
Zugänge je Mandat
Jeder Mandant sieht nur seine Mandate, jeder Sachbearbeiter nur seine. Freigaben pro Dokument, nicht pro Ordner. Ausscheidende Mitarbeitende verlieren den Zugriff mit einem Klick.
Austausch in beide Richtungen
Mandanten laden Belege und Unterlagen hoch, auch vom Handy. Die Kanzlei stellt Entwürfe, Bescheide und Rechnungen bereit. Benachrichtigung bei neuen Dokumenten, Lesebestätigung, Fristen sichtbar.
Zugriffsprotokoll
Wer hat wann welches Dokument geöffnet, geladen, hochgeladen. Belegbar, nicht rekonstruiert. Für Rückfragen und für den Fall, dass es darauf ankommt.
Hosting und Verschlüsselung
Deutsches Rechenzentrum mit Auftragsverarbeitungsvertrag oder Server der Kanzlei. Verschlüsselung im Transport und in der Ablage. Die Liste, wer theoretisch Zugriff hätte, ist kurz und benennbar.
Anbindung an die Kanzleisoftware
Akten und Dokumente aus DATEV, RA-MICRO, Advoware oder anderen Systemen, wo Schnittstellen das hergeben. Das Portal ist Fenster zur Akte, nicht zweite Akte.
Bedienung ohne Hürden
Einladung per Link, Anmeldung mit Mail und Code oder Passkey, keine Installation. Wenn ein Mandant das Portal nicht in zwei Minuten versteht, ist das Portal falsch, nicht der Mandant.
Ablauf
So gehen wir ein Portalprojekt an
- Erstgespräch, kostenfrei. Welche Kanzleisoftware, welche Dokumentarten, wie viele Mandate, was läuft heute per Mail.
- Architektur und Verantwortlichkeiten. Wo liegen die Daten, wer hat Zugriff, welche Schnittstelle zur Kanzleisoftware. Dokumentiert, bevor gebaut wird.
- Prototyp mit echten Abläufen. Belegupload, Entwurfsfreigabe, Bescheidzustellung. Getestet von Sachbearbeitern und zwei, drei Mandanten.
- Umsetzung und Anbindung. Portal, Rechte, Protokoll, Verschlüsselung, Schnittstelle. Abgestimmt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
- Einführung mandatsweise. Erst neue Mandate, dann Bestand. Laufende Betreuung, Updates, jährliche Prüfung der Zugriffe.
Worauf es ankommt
Die Frage ist nicht, wer zugreifen will, sondern wer es könnte
Hosting, Backups, Wartungszugänge, Dienstleister: An jeder Stelle entscheidet sich, wer theoretisch Zugriff hätte. Diese Liste sollte kurz sein und auf eine Seite passen. Wir legen sie vor dem ersten Build an und halten sie aktuell.
Und KI? Im Portal dort, wo keine Mandatsdaten das Haus verlassen: Dokumente intern klassifizieren, Belege Mandaten zuordnen, in eigenen Textbeständen suchen. Die Grenze verläuft nicht zwischen erlaubten und verbotenen Werkzeugen, sondern zwischen Daten, die das Haus verlassen dürfen, und solchen, die es nicht dürfen.
Passende Lösungen
Damit arbeiten wir
Dieser Anwendungsfall verbindet Individualsoftware und Dokumentenverarbeitung. Hintergrund zur Branche: Kanzleien. Was beim KI-Einsatz mit vertraulichen Daten gilt, steht unter KI und Datenschutz.
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