Anwendungsfall · Verwaltung, Einkauf, Qualität
Rechnungen, Lieferscheine und Prüfprotokolle auslesen statt abtippen
Belege kommen als PDF, Scan oder Handyfoto. Jemand tippt sie ab, vergleicht mit der Bestellung und heftet sie weg. Das lässt sich automatisieren, ohne dass die Kontrolle verloren geht.
Ausgangslage
Dreimal am Tag dieselbe Arbeit
Eine Eingangsrechnung wird geöffnet, die Bestellnummer gesucht, Positionen mit dem Lieferschein verglichen, Beträge ins ERP getippt, der Beleg abgelegt. Ein Prüfprotokoll vom Lieferanten wird gelesen, Messwerte werden in die Qualitätsakte übertragen. Ein Lieferschein vom Wareneingang landet als Foto in einer Mail und wird später nachgebucht.
Jeder einzelne Vorgang ist klein. In Summe sind es bei einem mittelständischen Betrieb schnell mehrere Stunden pro Tag, verteilt auf Einkauf, Buchhaltung und Qualitätssicherung. Und die Fehler, die beim Abtippen entstehen, fallen erst auf, wenn der Lieferant mahnt oder der Auditor fragt.
Lösungsweg
Auslesen, prüfen, vorlegen
Belege erkennen und auslesen
PDF, Scan oder Foto: Die KI erkennt den Belegtyp und liest Kopf- und Positionsdaten aus. Lieferant, Nummern, Daten, Positionen, Mengen, Beträge, Messwerte. Unsichere Felder werden markiert, nicht geraten.
Gegen Bestellung und ERP prüfen
Rechnung gegen Bestellung und Lieferschein, Lieferschein gegen Wareneingang, Prüfprotokoll gegen Toleranzen aus der Zeichnung. Abweichungen werden sichtbar, bevor gebucht wird.
Mit Vorschlag zur Freigabe
Der zuständige Mitarbeiter sieht den Beleg, die ausgelesenen Werte und den Prüfstatus auf einen Blick und gibt frei, korrigiert oder lehnt ab. Jeder Schritt ist protokolliert.
Übergabe ans Zielsystem
Geprüfte Datensätze gehen per Schnittstelle oder Import an ERP, Warenwirtschaft, Buchhaltung oder QM-Akte. Das Zielsystem bleibt führend, es bekommt nur bessere Daten.
Ablage mit Bezug
Der Beleg wird mit Bestellung, Auftrag oder Artikel verknüpft abgelegt und ist später über jede dieser Nummern wiederzufinden.
Sonderfälle ausgeleitet
Was das System nicht sicher zuordnen kann, landet in einer Prüfliste statt in einem stillen Fehler. Das ist der Unterschied zwischen Automatisierung, die Vertrauen gewinnt, und einer, die nach zwei Wochen abgeschaltet wird.
Ablauf
So läuft die Einführung
- Erstgespräch, kostenfrei. Welche Belege, in welcher Menge, aus welchen Kanälen, in welche Systeme.
- Belegproben. Wir prüfen mit echten Belegen aus den letzten Monaten, was sich zuverlässig auslesen lässt und wo Rückfragen nötig bleiben.
- Ein Belegtyp zuerst. Meist Eingangsrechnungen. Freigabe-Oberfläche und Prüfregeln, Anbindung ans Zielsystem, zwei bis drei Wochen Parallelbetrieb.
- Weitere Belegtypen. Lieferscheine, Prüfprotokolle, Auftragsbestätigungen. Jeder mit eigenen Prüfregeln.
- Betrieb. Regelmäßige Durchsicht der Prüfliste, Nachschärfen der Regeln, Erweiterung auf weitere Lieferanten und Formate.
Worauf es ankommt
Drei Entscheidungen vor der ersten Zeile Code
Was darf automatisch gebucht werden?
Vollständig geprüfte Rechnungen unter einem Betrag ohne Abweichung: ja. Alles andere: Vorschlag mit Freigabe. Diese Schwelle legt der Betrieb fest, nicht die Software.
Wo laufen die Belege durch?
KI-Modell in der EU, im Haus oder beim Anbieter: eine Entscheidung mit Blick auf Datenschutz und Lieferantenvertraulichkeit, die wir vor dem Projekt gemeinsam treffen.
Wer schaut auf die Prüfliste?
Automatisierung ohne Verantwortlichen verwaist. Eine Person, eine feste Zeit pro Tag, und die Liste bleibt kurz.
Passende Lösungen
Damit arbeiten wir
Grundlage ist unsere Lösung Dokumente automatisieren, die Anbindung läuft über ERP-Schnittstellen. Für Betriebe mit Prüfprotokollen und Messwerten: Industrie und Präzisionsfertigung, für Verwaltungen: Kommunen und öffentliche Einrichtungen.
Häufige Fragen
Was Buchhaltung und Einkauf dazu fragen
Wie genau liest die KI Rechnungen aus?
Brauchen wir dafür ein neues DMS oder ERP?
Was passiert mit den Belegen datenschutzrechtlich?
Funktioniert das auch mit handschriftlichen Lieferscheinen?
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