Anwendungsfall · Handel und Hersteller mit Shop
ERP und Shop synchron halten
Dieselben Artikel im ERP, im Shop und in einer Excel-Datei, die jemand pflegt, seit er im Unternehmen ist. Solange alles ruhig läuft, geht das. Bis zur nächsten Preisrunde.
Ausgangslage
Drei Stellen, an denen Daten auseinanderlaufen
Artikel und Preise werden im ERP gepflegt und von Hand in den Shop übertragen. Bei größeren Sortimenten dauert eine Preisrunde Tage, und Abweichungen fallen erst auf, wenn ein Kunde reklamiert. Bestände im Shop stimmen nur morgens. Shop-Bestellungen werden ausgedruckt oder abgetippt, bei wenigen am Tag geht das, ab einer gewissen Menge wird es zur Fehlerquelle.
Und im B2B kommt die Preisfrage dazu: Jeder Kunde hat eigene Staffeln, Rabatte und Sortimentsfreigaben. Im ERP sind sie hinterlegt, im Shop nicht. Also ruft der Kunde an, statt zu bestellen.
Lösungsweg
Eine Schnittstelle, klare Regeln
Artikelstamm synchron
Ein Abgleichdienst überträgt Artikeldaten, Preise und Bestände in festgelegten Intervallen. Welches System pro Feld führend ist, wird vorher festgelegt. Konflikte werden protokolliert statt überschrieben.
Bestellungen automatisch übernehmen
Shop-Bestellungen werden direkt als Auftrag im ERP angelegt, inklusive Kundenzuordnung, Versandart und Zahlart. Was nicht sicher zugeordnet werden kann, kommt auf eine Prüfliste.
Kundenindividuelle Preise
Der Shop fragt Preise und Freigaben zum Zeitpunkt des Aufrufs beim ERP ab oder erhält sie vorberechnet, je nachdem, wie belastbar das ERP ist. Antwortzeiten sind dabei die entscheidende Größe.
Bestände in Echtzeit
Verfügbarkeit im Shop, die stimmt. Reservierungen bei Bestellung, Rückmeldung bei Wareneingang. Kein Verkauf von Ware, die nicht da ist.
Status zurück zum Kunden
Auftragsstatus, Versand und Sendungsnummer laufen vom ERP zurück in den Shop und ins Kundenkonto. Weniger Anrufe “wo bleibt meine Lieferung”.
Überwachung
Jede Übertragung ist protokolliert. Wenn etwas hängt, sieht es jemand, bevor der Kunde es merkt. Fehlermeldungen in Klartext, nicht in Logdateien.
Ablauf
So läuft ein Schnittstellenprojekt
- Erstgespräch, kostenfrei. Welche Systeme sind im Einsatz, welche Schnittstellen bieten sie, wo entsteht heute der Aufwand.
- Technische Prüfung. Datenmodell, Mengengerüst, Besonderheiten des ERP. Bei Majesty, SAP und SelectLine kennen wir die Eigenheiten aus dem Betrieb.
- Festlegung. Was wird synchronisiert, in welche Richtung, wie oft, wer ist führend. Schriftlich, bevor entwickelt wird.
- Umsetzung mit Testumgebung. Entwicklung gegen echte Daten ohne Risiko für den laufenden Betrieb.
- Livegang mit Parallelbetrieb. Danach Übergabe, Überwachung und Betreuung.
Worauf es ankommt
Die Frage, die vorher beantwortet sein muss
Welches System besitzt die Wahrheit? Wird diese Frage übersprungen, entstehen Datenkonflikte, die später teuer zu bereinigen sind. Deshalb steht sie bei uns am Anfang, pro Feld, schriftlich. Und: Eine Schnittstelle, die zehn Prozent der Fälle falsch verbucht, wird nach zwei Wochen abgeschaltet. Der Umgang mit Sonderfällen entscheidet, ob die Automatisierung Vertrauen gewinnt.
Passende Lösungen
Damit arbeiten wir
Details zu Systemen und Vorgehen: ERP-Schnittstellen. Für den Shop selbst: Shopware für B2B. Wenn auch Katalog und Datenblätter aus demselben Bestand kommen sollen: Produktdaten und Katalog.
Häufige Fragen
Was Händler und Hersteller dazu fragen
Welche ERP-Systeme können angebunden werden?
Welches System ist führend?
Wie oft wird synchronisiert?
Wir haben einen alten Shop. Geht das trotzdem?
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