Anwendungsfall · Handel, Praxen, Dienstleister, Verwaltung
Kundenanfragen vorsortieren
Das Telefon klingelt den ganzen Tag, Mails stapeln sich, das Formular auf der Website landet im Sammelpostfach. Die Hälfte der Fragen wiederholt sich. Die andere Hälfte wartet, weil niemand weiß, wer zuständig ist.
Ausgangslage
Jede Anfrage ist Handarbeit
Eine Anfrage lesen, verstehen, worum es geht, fehlende Angaben nachfragen, die Antwort aus dem Gedächtnis oder aus alten Mails zusammensuchen, an den Kollegen weiterleiten, der es wirklich weiß. Das dauert pro Vorgang nur Minuten, aber bei fünfzig Anfragen am Tag ist ein halber Arbeitsplatz damit belegt.
Dazu die Anrufe: In der Arztpraxis blockieren Terminanfragen die Leitung für Notfälle. Im Handel fragen Kunden nach Lieferstatus und Verfügbarkeit. In der Verwaltung geht es um Öffnungszeiten, Zuständigkeiten und Formulare. Vieles davon könnte beantwortet sein, bevor ein Mensch den Hörer abnimmt.
Lösungsweg
Erkennen, vervollständigen, vorschlagen, weiterleiten
Alle Kanäle in einer Liste
Mail, Website-Formular, Telefon über einen Sprachassistenten außerhalb der Erreichbarkeit: Jede Anfrage wird zu einem Vorgang mit Anliegen, Kontakt und Status. Nichts geht mehr im Postfach unter.
Anliegen erkennen
Terminwunsch, Lieferstatus, Reklamation, Angebot, Rezept, allgemeine Frage: Die KI ordnet die Anfrage ein und zieht die nötigen Angaben heraus. Fehlt etwas, fragt sie nach, bevor ein Mensch Zeit investiert.
Antwort aus dem eigenen Wissen
Aus Ihren bisherigen Antworten, Produktinfos, FAQ und Preislisten entsteht ein Antwortvorschlag mit Quellenangabe. Der Mitarbeiter prüft, passt an, sendet. Oder verwirft.
An die richtige Stelle
Zuständigkeiten sind hinterlegt: Reklamationen zum Service, Angebote zum Vertrieb, Termine zur Anmeldung. Dringendes wird markiert und sofort weitergegeben.
Routinefälle automatisch
Nur wenn Sie es freigeben: Öffnungszeiten, Sendungsstatus, Terminbestätigungen können automatisch beantwortet werden, erkennbar als automatische Antwort, mit einem Klick zum Menschen.
Auswertung
Welche Fragen kommen am häufigsten, wo fehlen Informationen auf der Website, welche Antworten werden oft korrigiert. Daraus wird der Service besser, nicht nur schneller.
Ablauf
So führen wir das ein
- Erstgespräch, kostenfrei. Welche Kanäle, wie viele Anfragen, welche Themen wiederholen sich, wer antwortet heute.
- Anfragen der letzten Wochen sichten. Wir ordnen sie in Kategorien und prüfen, welche Antworten aus vorhandenem Wissen entstehen können.
- Posteingang und Formular zuerst. Vorgangsliste, Erkennung, Antwortvorschläge. Zwei Wochen mit dem Team, das heute antwortet.
- Telefon dazu. Sprachassistent für Zeiten ohne Erreichbarkeit oder als Vorschaltung. Dringlichkeitsregeln festlegen.
- Betrieb und Verbesserung. Korrekturen fließen zurück, Wissensbasis wächst, Routinefälle werden nach und nach freigegeben.
Worauf es ankommt
Was wir nicht bauen
Keinen Chatbot, der Kunden abwimmelt. Keine automatische Antwort, die so tut, als käme sie von einem Menschen. Keine Entscheidung ohne Quelle. Der Nutzen entsteht dadurch, dass Ihre Leute weniger suchen, weniger weiterleiten und mehr Zeit für die Fälle haben, bei denen es auf sie ankommt.
Passende Lösungen
Damit arbeiten wir
Technische Grundlage: interne Wissensdatenbank und KI-Anwendungen. Für Praxen: Arztpraxen. Für Händler: Großhandel und Gastronomie. Was KI-Agenten dabei können und was nicht: KI-Agenten im Unternehmen.
Häufige Fragen
Was Praxen, Händler und Dienstleister dazu fragen
Antwortet die KI selbst an Kunden?
Funktioniert das auch am Telefon?
Woher kennt die KI unsere Antworten?
Was ist mit Datenschutz, gerade in der Praxis?
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