Arztpraxen · Anwendungsfall
Online-Terminvergabe, die zum Praxisablauf passt
Die Anmeldung ist morgens um acht am Telefon nicht erreichbar, weil sie am Telefon ist. Online-Termine helfen nur, wenn sie den Praxiskalender führen, statt einen zweiten zu erzeugen. Und wenn die Anfragewege rechtlich sauber sind.
Ausgangslage
Ein Kalender in der Praxis, ein Buchungstool im Internet, und beide stimmen nicht überein
Viele Praxen haben ein Buchungstool ausprobiert. Es lief neben dem Praxisverwaltungssystem her, die MFA übertrugen Termine von Hand, Doppelbuchungen häuften sich, und nach einem halben Jahr war es wieder abgeschaltet. Parallel klingelt das Telefon: Terminwünsche, Rezeptbestellungen, Fragen zu Öffnungszeiten und Befunden. Die Anmeldung ist am Anschlag, Patienten hängen in der Warteschleife, und die Praxis wirkt auf Google unerreichbar.
Dazu kommt das Recht: Was Patienten in ein Kontaktformular schreiben, sind regelmäßig Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO. Ein Freitextfeld ohne Hinweis und eine unverschlüsselte Mail an die Praxis sind der häufigste Fehler, den wir auf Praxis-Websites sehen.
Wir betreuen Praxen, Apotheken und Gesundheitsanbieter in der Region und kennen die Abläufe hinter der Anmeldung.
Lösungsweg
Erst das Praxisverwaltungssystem, dann die Website
PVS-Anbindung klären
Welches System ist im Einsatz, welche Terminschnittstelle bietet es, mit welchen Buchungsdiensten arbeitet es zusammen. Das entscheidet, ob wir anbinden oder eine eigene Terminführung bauen.
Terminarten und Regeln
Welche Termine online buchbar sind, welche nicht. Dauer, Vorlauf, Pufferzeiten, Terminarten je Behandler. Die Regeln kommen aus der Praxis, nicht aus dem Tool.
Buchung auf der Website
Mobil zuerst, barrierefrei, in zwei Minuten erledigt. Bestätigung und Erinnerung per Mail oder SMS, Absage mit einem Klick, Nachrücker aus der Warteliste.
Anfragewege nach DSGVO
Formulare fragen nur ab, was für den Termin nötig ist, mit klarem Hinweis, was nicht hineingehört. Verschlüsselt übertragen, verschlüsselt abgelegt, keine Klartext-Mails.
Assistent für Routineanrufe
Ein Sprach- oder Textassistent nimmt Terminwünsche, Rezeptbestellungen und Standardfragen strukturiert auf. Medizinisches und Dringendes geht sofort an einen Menschen.
Mehrsprachig und barrierefrei
Terminbuchung in den Sprachen der Patientenschaft, nicht per Übersetzungs-Widget. Kontraste, Tastaturbedienung und Beschriftungen, weil viele Patienten älter oder eingeschränkt sind.
Ablauf
So gehen wir ein Terminprojekt an
- Erstgespräch, kostenfrei. Welches PVS, wie viele Behandler, welche Terminarten, wo entsteht heute der Druck an der Anmeldung.
- Schnittstelle und Regeln. Anbindung prüfen, Terminarten und Regeln mit der Praxisleitung und den MFA festlegen.
- Umsetzung auf der Website. Buchungsstrecke, Anfragewege, Datenschutzhinweise. Abgestimmt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
- Testphase mit einer Terminart. Zum Beispiel Vorsorge oder Impfung. Messen, wie viele Anrufe wegfallen, dann erweitern.
- Assistent für Routineanrufe, wenn gewünscht. Mit klaren Grenzen, was er darf, und laufender Betreuung.
Worauf es ankommt
Ein zweiter Kalender ist schlimmer als keiner
Online-Terminvergabe wird angenommen, wenn sie zum Ablauf der Praxis passt. Deshalb beginnt jedes Projekt beim Praxisverwaltungssystem, nicht bei der Website. Und deshalb entscheidet die Praxis, welche Termine online gehen und welche am Telefon bleiben.
Was den Text betrifft: Was eine Praxis über ihre Leistungen sagen darf, regelt das Heilmittelwerbegesetz. Wir weisen auf Kritisches hin. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihrem Berufsrecht.
Passende Lösungen
Damit arbeiten wir
Dieser Anwendungsfall verbindet Websites, Individualsoftware für Terminführung und Anbindung sowie KI-Anwendungen für den Assistenten. Hintergrund zur Branche: Arztpraxen.
Häufige Fragen