Warum Einkäufer auf Medtech-Websites nichts finden und wie sich das ändern lässt
Eine Einkäuferin in einer Klinik hat eine Liste mit 60 Positionen vor sich. Scheren, Pinzetten, Nadelhalter, ein paar Ersatzteile. Die Artikelnummern stammen aus der letzten Bestellung, teils mit Bindestrich, teils ohne, zwei davon sind Nummern eines anderen Herstellers. Sie öffnet die Website des Lieferanten, tippt die erste Nummer ins Suchfeld und bekommt: keine Treffer. Also greift sie zum Telefon.
Diese Szene spielt sich in der Medizintechnik täglich tausendfach ab. Nicht, weil die Hersteller schlechte Websites hätten, sondern weil ihre Websites für ein anderes Problem gebaut wurden.
Fünf Probleme, die fast jeder Medtech-Hersteller kennt
Das Sortiment passt nicht in eine Website. Wer chirurgische Instrumente, Implantate oder Verbrauchsmaterial fertigt, führt schnell zehntausende Artikel. Die Website zeigt Produktgruppen, ein paar Highlights und einen PDF-Katalog zum Download. Wer einen bestimmten Artikel sucht, muss blättern.
Die Suche versteht keine Artikelnummern. Einkäufer suchen nicht nach „Schere gebogen“, sondern nach „BC-1234“ oder „BC1234“ oder nach der Nummer, die ihr bisheriger Lieferant verwendet hat. Die meisten Website-Suchen behandeln Artikelnummern wie normale Wörter und finden bei der kleinsten Abweichung nichts.
Dokumente liegen woanders. Aufbereitungsanweisungen, Gebrauchsanweisungen, Konformitätserklärungen, Angaben zur Risikoklasse und zur Benannten Stelle: Seit der MDR sind sie Pflicht und werden aktiv nachgefragt. Auf vielen Websites stehen sie in einem separaten Downloadbereich, sortiert nach Dateinamen statt nach Produkt.
Die Daten werden doppelt gepflegt. Die Wahrheit über Artikel, Varianten und Verfügbarkeit steht im ERP. Die Website bekommt einmal im Jahr einen neuen Katalog, und dazwischen wird von Hand nachgezogen, wenn jemand daran denkt. Das Ergebnis sind Artikel, die online noch existieren, aber längst ausgelaufen sind, und neue Produkte, die niemand findet.
Anfragen kommen unvollständig an. Wer auf der Website nichts findet, schreibt eine Mail: „Bitte Angebot für die Positionen im Anhang.“ Im Anhang eine Excel-Liste, die der Innendienst dann Zeile für Zeile im ERP nachschlägt. Ein Vorgang, der bei drei Anfragen am Tag unauffällig ist und bei dreißig ein Arbeitsplatz.
Warum ein Shop das nicht löst
Die naheliegende Antwort ist ein Onlineshop. In der Medizintechnik passt das selten. Viele Hersteller verkaufen über Händler oder an Kliniken mit Rahmenverträgen, Preise sind kundenindividuell und gehören nicht ins Netz. Ein Shop bringt Warenkorb, Zahlungsarten und Versandlogik mit, die niemand braucht, und löst das eigentliche Problem nicht: dass Einkäufer schnell den richtigen Artikel mit den richtigen Dokumenten finden und anfragen wollen.
Was MedNexus-AI anders macht
Genau für diese Lücke haben wir MedNexus-AI entwickelt, im Medizintechnik-Cluster Tuttlingen, mit Herstellern aus der Nachbarschaft.
Die Suche versteht Einkäufer. Artikelnummern werden mit und ohne Trennzeichen gefunden, Fremdnummern anderer Hersteller zugeordnet, Tippfehler toleriert. Schon beim Tippen erscheinen Vorschläge, das Ergebnis steht in unter einer Sekunde da.
Ganze Listen auf einmal. Mit der Sammelsuche fügt die Einkäuferin ihre Excel-Liste einfach ein. Jede Zeile wird einem Artikel zugeordnet und landet im Anfragekorb. Aus 60 Telefonaten wird eine strukturierte Anfrage.
Dokumente dort, wo sie gebraucht werden. Aufbereitungsanweisungen als eIFU, Kataloge, Risikoklasse und Benannte Stelle stehen direkt in der Produktansicht. Wer einen Artikel gefunden hat, findet auch seine Unterlagen.
Die Daten kommen aus dem ERP. Der ERP-Export wird regelmäßig übernommen, geprüft und als neuer Stand aufgebaut. Angebunden werden unter anderem Majesty, SAP Business One, Dynamics 365 Business Central, proALPHA, abas und Sage. Die Feldzuordnung erfolgt im Admin, ohne Programmierung. Eine zweite Pflege gibt es nicht.
Es passt in die bestehende Website. MedNexus-AI wird in Shopware, WordPress, WooCommerce, Shopify, JTL-Shop, TYPO3 und andere Systeme eingebunden, notfalls mit einer einzigen Script-Zeile. Die Produktseiten laufen auf der eigenen Domain, in allen Sprachen der Website und mit Sitemap für Suchmaschinen.
Was bewusst nicht passiert
Nach außen wird nur angezeigt, ob ein Artikel verfügbar ist, nicht wie viele auf Lager liegen. Preise werden in der Basisversion nicht übernommen. Nicht lieferbare Artikel bleiben anfragbar, statt einfach zu verschwinden. Anfragen werden verschlüsselt gespeichert und nach einer einstellbaren Frist gelöscht, gehostet wird in der EU.
Das sind keine Einschränkungen, sondern Entscheidungen, die wir mit Herstellern getroffen haben, die genau wissen, welche Informationen ihre Händler und Wettbewerber nicht sehen sollen.
Wie schnell das geht
Mit einem vorhandenen ERP-Export dauert die Einrichtung in der Regel zwei bis vier Wochen, inklusive einer Phase, in der alte und neue Suche parallel laufen und geprüft werden. Wer sehen will, wie es mit dem eigenen Sortiment aussieht, bekommt eine Demo mit den eigenen Artikeldaten.
Die Einkäuferin mit ihrer Liste aus 60 Positionen braucht dann kein Telefon mehr. Und der Innendienst hat Zeit für die Anfragen, bei denen es wirklich einen Menschen braucht.
Mehr zum Produkt auf der Seite MedNexus-AI und unter med-nexus.de. Wer Hersteller und Zulieferer nach Verfahren und Zertifizierung sucht, findet sie im Weltzentrum der Medizintechnik. Für ein Gespräch über Ihr Sortiment: kostenfreies Orientierungsgespräch.
