Fremde Artikelnummern, volle Postfächer: Warum Medizintechnik-Betriebe jeden Tag Stunden mit Suchen verlieren

Dienstagmorgen, 9:12 Uhr. Im Postfach des Innendiensts liegt eine Bestellung aus einer Klinik: eine Excel-Liste mit 40 Positionen. Gut die Hälfte enthält keine eigenen Artikelnummern, sondern Nummern großer Markenhersteller. Manche sind mit Bindestrich geschrieben, manche ohne. Bei einer steht vielleicht ein Zahlendreher.

Dann beginnt, was in vielen Betrieben der Medizintechnik Alltag ist: Position für Position wird gesucht. Welcher eigene Artikel passt zur Nummer? Gibt es ihn in der gewünschten Ausführung? Ist er lieferbar? Und wo liegen die zugehörigen Produktunterlagen?

Wenn dieselbe Arbeit bei der nächsten Bestellung von vorn beginnt, summieren sich viele kleine Suchvorgänge zu einem spürbaren Zeitaufwand. Warum das passiert und worauf es bei einer besseren Lösung ankommt, darum geht es in diesem Beitrag.

Warum die Zuordnung so viel Zeit kostet

Auf den ersten Blick klingt die Aufgabe einfach: Nummer nachschlagen und den passenden Artikel eintragen. In der Praxis verteilt sich die nötige Information aber oft auf mehrere Quellen.

• Die Zuordnung ist nicht vollständig dokumentiert. Fremde Artikelnummern stehen vielleicht in einer Querverweisliste, die über Jahre gewachsen ist. Fehlt ein Eintrag, helfen Erfahrung, Rückfragen oder der Vergleich von Katalogen.
• Schreibweisen weichen voneinander ab. „BM 040 R“, „BM040R“ und „BM-040-R“ können dieselbe Nummer bezeichnen. Eine einfache Suche erkennt das nicht immer. Tippfehler erschweren die Suche zusätzlich.
• Produktdaten und Verfügbarkeit liegen im ERP. Wer die Nummer in einer Tabelle sucht, muss für die nächste Information oft ins Warenwirtschaftssystem wechseln.
• Unterlagen liegen an einem weiteren Ort. Kataloge, Produktinformationen und Anweisungen müssen zum richtigen Artikel und zum aktuellen Stand passen.

Eine einfache Beispielrechnung zeigt, wie sich das auswirkt: Dauert die Prüfung einer Position im Schnitt drei Minuten und enthält jede Woche eine Bestellung mit 30 fremden Positionen, sind das anderthalb Stunden pro Woche. Bei fünf solchen Listen werden daraus 7,5 Stunden. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein – Häufigkeit und Dauer unterscheiden sich von Betrieb zu Betrieb.

Hinzu kommt, dass das Wissen über Zuordnungen oft bei wenigen erfahrenen Mitarbeitenden liegt. Sind sie nicht da, dauern Rückfragen länger oder die Suche beginnt von vorn.

Was bei einer falschen Zuordnung auf dem Spiel steht

Eine falsche Zuordnung kostet mehr als Suchzeit. Geliefert wird womöglich ein Instrument in der falschen Länge oder Ausführung. Dann folgen Rückfragen, Retouren oder Nachlieferungen. Auch eine passende Produktunterlage zu finden wird schwierig, wenn sie nicht direkt mit dem Artikel verknüpft ist.

Lange Antwortzeiten haben ebenfalls Folgen: Wer eine Anfrage erst nach Tagen vollständig beantworten kann, macht es dem Einkauf schwer, den Auftrag zügig abzuschließen. Und wenn Einkäufer online nach einer konkreten Artikelnummer suchen, aber nur einen allgemeinen PDF-Katalog finden, müssen sie den Anbieter erst kontaktieren, bevor sie weiterkommen.

Warum Excel-Liste und Shop-Suche oft nicht reichen

Viele Unternehmen versuchen zunächst, den Ablauf mit vorhandenen Mitteln zu verbessern. Das ist naheliegend, löst aber nicht immer die Ursache.

Eine Querverweisliste in Excel ist schnell angelegt und kann beim Nachschlagen helfen. Mit der Zeit wird sie jedoch von mehreren Personen gepflegt, ist nicht immer aktuell und kennt weder Verfügbarkeit noch die dazugehörigen Produktunterlagen. Außerdem muss jeder wissen, wo die richtige Datei liegt.

Die Suche im Online-Shop findet meist eigene Artikelnummern, wenn sie genau eingegeben werden. Abweichende Schreibweisen oder Nummern anderer Hersteller können sie überfordern. Eine vollständige Bestellliste lässt sich damit häufig nicht als Ganzes bearbeiten.

Eine individuell entwickelte Einzellösung kann zunächst gut zum eigenen Ablauf passen. Doch Änderungen an Sortimenten, Systemen oder Anforderungen können weitere Anpassungen nötig machen. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie speziell der Ablauf ist und wer die Lösung langfristig betreut. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag Individualsoftware oder Standardsoftware?.

Das gemeinsame Problem: Artikeldaten, Querverweise und Unterlagen sind nicht an einer Stelle miteinander verbunden. Mitarbeitende müssen die Informationen selbst zusammensuchen.

Fünf Anforderungen an eine bessere Produktsuche

Ob Sie eine bestehende Lösung erweitern oder eine neue einführen: An diesen Fragen lässt sich prüfen, ob sie den Arbeitsalltag wirklich unterstützt.

1. Findet sie Nummern in verschiedenen Schreibweisen? Die Suche sollte nicht an einem fehlenden Bindestrich oder Leerzeichen scheitern. Bei unsicheren Treffern muss außerdem klar sein, dass eine Person die Zuordnung prüfen sollte.
2. Kann sie ganze Listen verarbeiten? Bestellungen kommen oft als Tabelle. Eine Sammelsuche spart mehr Arbeit als eine Funktion, die nur eine Nummer nach der anderen entgegennimmt.
3. Nutzt sie Daten aus dem führenden System? Artikelinformationen und Verfügbarkeit sollten aus dem ERP kommen, statt parallel in einer zweiten Datei gepflegt zu werden. Wie solche Verbindungen aufgebaut werden, erfahren Sie auf unserer Seite zu ERP-Schnittstellen.
4. Sind Produktinformationen beim Artikel zu finden? Kataloge und relevante Unterlagen sollten sich eindeutig einem Produkt zuordnen lassen. Eine gut gepflegte Produktdatenbasis hilft auch, Informationen über verschiedene Kanäle hinweg konsistent zu halten. Mehr dazu: Produktkatalog und PIM.
5. Können Einkäufer Ihre Artikel online finden? Eine Produktsuche sollte in die bestehende Website passen und Interessenten den Weg zur passenden Produktinformation erleichtern. Je nach Vertriebsmodell kann das mit einem Shop wie Shopware oder mit einem Produktkatalog ohne klassischen Warenkorb umgesetzt werden.

Vom Nachschlagen zum durchgängigen Ablauf

Eine gute Lösung beginnt nicht mit der Wahl eines Tools, sondern mit einem Blick auf den tatsächlichen Prozess: Welche Listen kommen an? Welche Informationen braucht der Innendienst für eine Antwort? In welchen Systemen liegen sie? Und an welcher Stelle entstehen Rückfragen oder Fehler?

Daraus lässt sich ableiten, ob eine bessere Datenpflege genügt, eine ERP-Schnittstelle fehlt oder eine eigene Produktsuche sinnvoll ist. Auch die Bearbeitung eingehender Anfragen kann dazugehören. Wie sich solche Vorgänge strukturieren lassen, zeigen wir im Anwendungsfall Kundenanfragen vorsortieren.

Für Hersteller und Händler aus der Medizintechnik haben wir MedNexus-AI entwickelt. Die Plattform verbindet Produktsuche, Produktkatalog und Anfragekorb mit Produktdaten aus dem ERP. Welche Funktionen und Anbindungen für Ihr Sortiment passen, sollte anhand Ihrer Systeme und Anforderungen besprochen werden.

Rechnen Sie den Suchaufwand für Ihren Betrieb nach

Die Suche nach fremden Artikelnummern ist selten eine einzelne große Krise. Meist verteilt sie sich auf viele kleine Arbeitsschritte im Innendienst und bleibt deshalb lange unauffällig.

Nehmen Sie eine aktuelle Bestellliste mit fremden Nummern. Messen Sie, wie lange die Zuordnung dauert, und rechnen Sie den Aufwand auf eine Woche hoch. Notieren Sie auch, wie oft Rückfragen entstehen und welche Informationen dabei fehlen. So erhalten Sie eine konkrete Grundlage für die Entscheidung, ob sich eine Veränderung lohnt.

Wenn Sie Ihren Ablauf gemeinsam einordnen möchten, vereinbaren Sie ein kostenfreies Orientierungsgespräch. Eine erste Einschätzung kann auch ergeben, dass eine bessere Pflege der vorhandenen Daten ausreicht.

Von Matthias Dorn.